Penjelasan penggunaan data pribadi dan dokumen pendukung pada layanan penyuratan SADAYA.
Data yang dikirim melalui formulir digunakan untuk menerima pengajuan, mencocokkan identitas dengan Master Data Penduduk, memverifikasi persyaratan, menyusun surat, menghubungi pemohon, dan mencatat riwayat pelayanan administrasi Desa Sumberjaya.
Sistem dapat menyimpan nama, NIK, nomor Kartu Keluarga, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pekerjaan, alamat, nomor WhatsApp/telepon, email opsional, serta isian khusus sesuai jenis surat yang diajukan.
Foto atau PDF KTP dan Kartu Keluarga hanya digunakan sebagai dokumen pendukung pelayanan penyuratan dan pencocokan Data Penduduk. File tidak dipublikasikan dan tidak ditampilkan pada halaman umum.
Dokumen hanya dapat dibuka melalui SADAYA oleh petugas yang sudah login dan memiliki izin untuk jenis Surat Pelayanan terkait. Permintaan langsung ke lokasi file diblokir oleh sistem.
Data dan dokumen disimpan pada sistem Pemerintah Desa sesuai kebutuhan pelayanan, audit, dan ketentuan administrasi yang berlaku. Pemerintah Desa menerapkan pembatasan akses, validasi jenis file, nama file acak, serta pencatatan aktivitas untuk mengurangi risiko akses yang tidak sah.
Pemohon dapat menghubungi Petugas Desa untuk menanyakan status, memperbaiki data yang keliru, atau meminta penjelasan mengenai penggunaan data. Penghapusan data mengikuti ketentuan arsip dan administrasi pemerintahan desa.
